Opret mail-fusion med Word - en guide
Formbogsfunktionen i Word er bestemt en af de mest populære funktioner i tekstbehandling. Hvis du er lidt fortrolig med det, kan du nemt oprette hundreder af bogstaver med bare et par klik i fremtiden.
Stien til massedokumentet
Formularbrevet består af to dele, hoveddokumentet - som generelt er det samme for alle modtagere og de individuelle data for de enkelte modtagere. Tre museklik er alt, hvad det kræver for at komme til den rigtige menu.
- Vælg først menupunktet "Forsendelse" under fanen Word.
- Åbn derefter undermenuen i gruppen "Start mail fusion".
- For dine første breve skal du overlade dig til "Mail Merge Assistant".
Mail Merge Assistant fra Word - et nyttigt hjælpemiddel til dine første forsøg
- Først skal du vælge en dokumenttype i Mail Merge Assistant - i vores tilfælde "bogstaver".
Startdokumentet - grundlaget for dit formularbrev
Start- eller hoveddokumentet er det faktiske brev, som du senere vil tilføje modtagerlisten til. Igen har du forskellige muligheder at vælge imellem:
- Du fortsætter dit arbejde med Word-dokumentet, der allerede er åbent.
- Du vælger en skabelon og ændrer den i henhold til dine behov.
- Du åbner et brev, der allerede er oprettet.
Modtagerlisten - den vigtigste del af seriedokumenterne
Med velstrukturerede modtagerlister sparer du dig selv meget arbejde i fremtiden. Derfor bør du tage et par minutter i forvejen og tænke nøje igennem, hvilke datakombinationer der giver mest mening til dine formål. Skulle der være flere lister eller kun en, og hvilke data skal registreres i hvert tilfælde. Jo mere præcist du planlægger på forhånd, desto glattere bliver formbrevene senere. Mail Merge Assistant giver dig adgang til forskellige datakilder:
- Du vælger en eksisterende modtagerliste.
- Du får adgang til dine Outlook-kontakter.
- Du opretter nu en ny liste.
De sidste trin - de enkelte dele bliver serienavnet
Når du har valgt de rigtige komponenter, skal du bare sammensætte dem i et formularbrev.
- Først skal du placere adresseblokken på det sted, der er angivet til det i dit dokument.
- Gør det samme med lykønskningslinjen.
- Dette er normalt tilstrækkeligt, men du kan selvfølgelig tilføje yderligere felter, hvis du ønsker det. Når du har indsat alle felter, er dit formularbrev klar.
Du finder selvfølgelig ikke kun formularbrevfunktionen i MS Office, men også i andre kontorpakker, såsom Open Office eller Libre Office. Disse instruktioner blev oprettet med Word 2010.