Outlook: Opret adresseliste fra Excel-regnearket - hvordan det fungerer
I dette praktiske tip viser vi dig, hvordan du opretter en adresseliste fra en Excel-adressetabel i Outlook.
Trin 1: Juster Excel-adresselisten for Outlook Mail-distributionslisten
Inden du kan importere din kontaktliste til Outlook, skal du først forberede den. Ellers kan Outlook ikke håndtere dit regneark. Følgende eksempel er baseret på Office 2007, forskellene til Office 2010 er nævnt i teksten. Vi forklarer de enkelte trin igen i billedgalleriet nedenfor.
- Vælg alle de rækker og kolonner, du vil indsætte.
- I båndet under "Formler" finder du emnet "Definer navne".
- Her kan du navngive dine markerede dataposter (se billede). Vælg for eksempel et navn som "Kontakter" og klik på Ok.
- Gem din liste som en "xls" -fil eller som en csv. Outlook "forstår" muligvis ikke det nyere xlsx-format.
- Din adresseliste er nu klar til at blive importeret til Microsoft Outlook. Luk nu Excel.
Trin 2: Integrer Excel-tabel i Outlook
Du kan nu importere dine kontaktoplysninger til Outlook som følger:
- Outlook 2007: Åbn fanen "Start", og klik på "Import / eksport ...". I Outlook 2010 kan du komme til "Import" -dialogen via "File | Open".
- "Import / eksportassistent" åbnes. På listen skal du vælge "Importer fra andre programmer eller filer" og klikke på "Næste".
- I det følgende vindue skal du vælge "Microsoft Excel". Klik på "Næste" bekræfter din indtastning.
- Gå til "Gennemse ..." og vælg den tidligere gemte Excel-liste. Hvis du vil undgå duplikater fra listen, der oprettes, skal du også markere muligheden "Importer ikke duplikater".
- Vælg "Kontakter" som destinationsmappe.
- Marker linjen "Importer kontakter i mappen: Kontakter". Hvis du tildelte et andet navn i det første trin, vises dette i stedet for "Kontakter". Klik derefter på "Kort (brugerdefinerede) felter".
- På venstre side kan du nu se dine værdier fra tabellen. Tildel dem nu til felterne på højre side ved hjælp af træk og slip. Et eksempel: Du tildeler navnet "Tony Stark" til feltet "Navn". Den tilknyttede e-mail-adresse er i afsnittet "E-mail". Du kan selvfølgelig også tildele andre værdier som adresse, telefonnummer, fax osv.
- Bekræft din indtastning med Ok, og klik på "Udfør".
- Nu har du importeret din adresseliste fra Excel til Outlook.
Trin 3: Opret adresseliste
Nu skal du bare oprette en distributionsliste. I nyere versioner af Outlook kaldes denne liste "kontaktgruppe".
- Naviger til "Ny" under "Fil" og vælg "Distributionsliste" (Outlook 2007). I Outlook 2010 opretter du en distributionsliste via posten "Kontakter" (nederst til venstre) og derefter i menulinjen "Ny kontaktgruppe".
- Klik på "Vælg medlemmer" og vælg "Kontakter" til højre for adressebogsnettet.
- Nu kan du føje et vilkårligt antal importerede kontakter til listen. Bekræft dit valg med Ok.
- Du kan nu navngive distributionslisten. Bekræft din indtastning med "Gem & Luk".
Bemærk: Dette praktiske tip blev udført med Excel 2007 og Outlook 2007. Afhængig af versionen kan de enkelte trin afvige lidt fra instruktionerne.
Dette praktiske tip forklarer, hvordan du opretter en anden tidszone i Outlook.