Outlook-kalender: Administrer aftaler - de bedste tip
Ønsker du lettere at administrere dine aftaler i Outlook-kalenderen? Vi viser dig de bedste tip til bedre at organisere dine Outlook-aftaler.
Tip 1: Inviter deltagerne til en Outlook-aftale
Hvis du planlægger et møde, kan du invitere de ønskede deltagere direkte via den oprettede Outlook-aftale. Gør følgende for at gøre dette:
- Skift til Outlook-kalendervisning og åbn en ny aftale med knappen "Ny aftale".
- Du kan nu efterlade en besked til deltagerne i tekstfeltet, der derefter vises i e-mail-invitationen.
- I menuen "Start" skal du klikke på "Inviter deltagere" under "Deltagere".
- Indtast e-mail-adresserne for alle deltagere.
- Kontroller tid og dato igen, og klik på "Send".
- Hvis du efterfølgende ændrer tid, dato eller deltagere, kan du sende informationen til alle deltagere igen eller kun til de nye deltagere.
Tip 2: Del kalenderen uden private aftaler
For at gøre det lettere at planlægge aftaler med dine kolleger, skal du dele dine kalendere med hinanden.
- I kalendervisningen finder du en liste over dine kalendere ("Mine kalendere") til venstre. Højreklik på den kalender, du vil dele.
- Under "Del" skal du vælge "Del kalender".
- En e-mail åbnes med delingsindstillingerne. Indtast nu e-mail-adresserne på alle kolleger, der skal have adgang til din kalender. På samme tid kan du også anmode om, at dine kollegers kalendere frigives.
- Under "Detaljer" kan du bestemme, hvor meget inviterede kan se fra din kalender. F.eks. Viser indstillingen "Kun tilgængelighed" kun de blokerede aftaler uden yderligere oplysninger om det respektive møde.
- Tilføj om nødvendigt en informationstekst til din invitation og klik på "Send".
Tip 3: Opret aftaler i Outlook-serien
Ved regelmæssige møder kan du også oprette en række aftaler i Outlook, for eksempel til ugentlige møder med teamet:
- I aftalevisningen i menuen "Start" under "Indstillinger" skal du vælge knappen "Serietype".
- Definer nu tidspunktet for aftalen for serien.
- Under "Serieeksempler" definerer du den rytme, i hvilken aftalelsen skal finde sted, for eksempel ugentligt, månedligt eller årligt.
- Under "Seriens varighed" kan du definere en startdato, hvor aftalen finder sted for første gang, samt antallet af gentagelser.
Det viste tip henviser til Microsoft Outlook Professional Plus 2013 i forbindelse med en Microsoft Exchange Server. I andre versioner kan menupunkterne variere. I yderligere praktiske tip forklarer vi, hvordan du kan eksportere din Outlook-kalender til et andet e-mail-program, eller hvordan du kan slette gamle kalenderposter.