Opret et formularbrev med Excel og Word
Du kan også oprette en datakilde til en Word-mailfletning fra et Excel-regneark. Opret en Excel-fil som sædvanligt og fyld den med data. Vi forklarer de yderligere trin i dette praktiske tip ved hjælp af et eksempel.
Word-mail flettes med Excel som datakilde
For eksempel kan du først oprette en Excel-fil i henhold til grafikken. Start derefter Word, og følg instruktionerne herunder.
- Gå til fanen "FRAKT" i Word.
- Klik på "Vælg modtager" og derefter på "Brug eksisterende liste".
- I det næste dialogvindue skal du vælge den Excel-fil, du lige har oprettet, og bekræfte ved at klikke på "Åbn".
- I det næste vindue skal du vælge tabellen i den Excel-fil, hvor dataene er tilgængelige. I dette tilfælde ville dette være Tabel 1. Marker "Første dataserie indeholder kolonneoverskrifter" og klik på "OK".
Indsæt e-mail-flettefelter
Da du har bekræftet den forrige dialog med "OK", har du brugt Excel som datakilde. For at demonstrere dette skal du tilføje e-mail-fletningsfelter til din e-mail-fusion som følger.
- Gå tilbage til fanen "FRAKT" og klik på "Indsæt fletningsfelt". Indtastningerne på rullelisten svarer til kolonneoverskrifterne i din Excel-fil.
- Sæt en lille adresseklods ved først at indsætte feltet "Fornavn" -flet, derefter "Efternavn" og derefter "Adresse" nedenfor.
- Klik nu igen på fanen "VISNINGER" under "Vis resultater".
Word viser dig nu den første post i Excel-filen. For den anden person skal du klikke på den blå pil, der peger til højre til højre for knappen "Vis resultater". Med disse pile kan du gå igennem alle modtagere, som Word har læst fra Excel-filen. Dette har den fordel, at du har bogstavet og layoutet tydeligt og ensartet på en Word-side. Dette betyder, at eventuelle ændringer straks anvendes til alle modtagere. Hvis der tilføjes nye modtagere, kan du blot tilføje dem til Excel-filen, og de er allerede tilgængelige i dit formularbrev.
Disse instruktioner gælder for Outlook 2010/2013. Du kan finde tip til betinget formatering i Excel her.