Excel: Tillad kun bestemte værdier - hvordan det fungerer
Med datavalidering kan du kun tillade bestemte værdier i celler i Excel. Dette betyder, at du med det samme sikrer, at forkerte poster ikke kan indtastes i første omgang. Dette er især nyttigt, når mere end en person redigerer filen.
Tillad kun bestemte værdier i Excel
Følgende instruktioner fungerer med alle versioner fra Excel 2007.
- Vælg en celle eller et område, der skal kontrolleres, mens du skriver.
- I menulinjen eller båndet skal du navigere til Data> Dataregistrering> Dataregistrering.
- I det næste vindue definerer du de tilsvarende kriterier for gyldighedskontrollen under fanen "Indstillinger".
- I feltet "Tillad" kan du vælge mellem "Heltal", "Decimal", "Liste", "Dato", "Tid", "Tekstlængde" og "Brugerdefineret". Enhver værdi er tilladt her som standard.
- Afhængigt af valget har du muligheden under Data til at begrænse værdier endnu mere præcist. For eksempel kan du kun tillade indtastning af en dato mellem 01/01/2017 og 31/12/2017.
- Hvis du vil specificere faste værdier med det samme, skal du vælge "Liste".
- Indtast de ønskede værdier adskilt med et semikolon.
- Hvis posterne allerede findes i en tabel, skal du klikke på knappen i feltet "Kilde", navigere til det tilsvarende ark i projektmappen, markere det relevante område og bekræfte valget med "Enter".
- Du vil derefter se en rullemenu ved siden af det tildelte datakontrolfelt. Nu kan en værdi vælges fra listen.
- Derudover skal du specificere, hvordan tomme celler skal behandles under kontrollen ved enten at aktivere eller deaktivere afkrydsningsfeltet "Ignorer tomme celler".
- For at slette datakontrollen skal du vælge de celler / celler, der ikke længere skal kontrolleres. Naviger til Data> Gennemgang af data> Gennemgang af data, og klik derefter på knappen "Ryd alt".
Indtast input- og fejlmeddelelser til datakontrollen
Du kan give brugere af filoplysningerne om det forventede format og oplysninger om ugyldige poster. For at gøre dette skal du indtaste en tilsvarende tekst for hver gyldighedskontrol.
- Under datakontrol finder du "Inputmeddelelse" og "Fejlmeddelelse" ud over fanen "Indstillinger".
- Marker "Vis inputmeddelelse, når række er valgt".
- Indtast en titel og den forklarende meddelelse. Så snart markøren er i den relevante celle, vises brugeren disse oplysninger som en pop-up.
- Gør det samme for fejlmeddelelsen.
- Hvis der er indtastet en uautoriseret værdi, vises disse oplysninger. Den forkerte værdi vedtages ikke, og brugeren skal indtaste en korrekt indtastning.
- Hvis der er indtastet de korrekte værdier, vises denne meddelelse ikke i overensstemmelse hermed.
Hvis data ikke kan overskrives, kan du låse og beskytte celler i Excel. Du kan læse, hvordan du gør dette i det næste praktiske tip.