Brug Excel som en database - hvordan det fungerer
Hvis du kun har brug for en lille database uden komplekse forespørgsler, kan du også bruge Excel som en database. Således sparer du omkostningerne til MS Office Access og kan stadig administrere dine data relativt godt.
Opret en database i Excel
I vores lille eksempel opretter vi en leverandørdatabase.
- Når du har overvejet hvilke oplysninger, der skal administreres i databasen, skal du distribuere dataene fornuftigt i kolonnerne.
- Hvis det er muligt, skal du altid anbringe de data, du vil oprette forespørgsler til, i en separat kolonne.
- Vi leverer de respektive kolonner med selvforklarende overskrifter såsom leverandørnavn, gade, postnummer, by, kontaktperson, telefonnummer, leverandør siden, leverandør til, leveringstid, rabatter og så videre.
- I den første kolonne lægger vi et internt leverandørnummer. Så du kan tildele ID-numrene senere, består det af en eller flere bogstaver, afhængigt af hvor mange tabeller du vil oprette, og derefter et sekvensnummer. Bogstaverne er forkortelser for de respektive tabeller. I leverandørtabellen vil det følgelig være en L.
Databasen fungerer i Excel
I Excel kan du ikke oprette SQL-forespørgsler så komplekse som i Access, men regnearket har også nogle databasefunktioner.
- For at få adgang til databasefunktionerne skal du klikke på fanen "Formler".
- Vælg knappen "Indsæt funktion" i båndet.
- Under "Indsæt funktion" finder du indstillingen "Database" i rullemenuen under "Vælg kategori".
- De databasefunktioner, der er tilgængelige i Excel, vises derefter under "Vælg funktion".
- Hvis du klikker på de enkelte funktioner, vil du modtage en forklaring på, hvad du kan bruge den respektive databasefunktion til.