Adgangsvejledning: Grundlæggende forklaret
Vil du oprette en database med Access for første gang? I denne tutorial forklarer vi de vigtigste grundlæggende betingelser og vilkår fra Access version 2010.
Struktur af en Access-database
Foruden tabellerne bruges forespørgsler, formularer, rapporter, makroer og moduler i Access.
- Alle data er oprindeligt organiseret i tabeller. En tabel kan f.eks. Indeholde adresser eller artikeloplysninger. Dataene opbevares i kolonner og rækker.
- Rækkerne kaldes poster, og kolonnerne kaldes felter.
- Med forespørgsler kan du filtrere, kombinere eller beregne dataene i tabellerne. Til dette formål er forskellige tabeller forbundet med hinanden via relationer om nødvendigt.
- Data indtastes af den respektive bruger i formularer. Dataene kan også ses i formularer. Du kan få forespørgselsresultater i form.
- Rapporter svarer til formularer og bruges til udskrivning.
- Makroer bruges til at automatisere arbejdsprocesser. Flere handlinger, f.eks. Menukommandoer, kan udføres automatisk den ene efter den anden.
- I moduler kan du gemme funktioner og procedurer, som du selv har programmeret ved hjælp af VBA.
Design en Access-database
En database starter i dit hoved. Det er vigtigt at definere strukturen på forhånd.
- Tænk over hvilke data (f.eks. Artikler, ordrer, kundeoplysninger), der skal indeholde din database.
- Opdel de forskellige datoer i emner. Hvert emne optages senere i en separat tabel.
- Bestem, hvilke oplysninger der skal gemmes i hver tabel. I en tabel med artikler, for eksempel, har du brug for artikelnavnet, artikelnummeret og prisen som kolonneoverskrifter.
- For at undgå duplikatdataposter skal du definere en såkaldt primær nøgle. Dette sikrer, at overflødige data ikke engang kan opstå. For artikler er artikelnummeret den primære nøgle.
- Definer sammenhængen mellem de individuelle tabeller. For at oprette forespørgsler fra forskellige tabeller senere, skal tabellerne forbindes. Ved bestilling registreres f.eks. Artiklenumre. Så forholdet mellem varetabellen og ordretabellen vil være feltet Varenummer.
Visninger i en Access-database
Du har altid mindst to forskellige visningstyper for hvert objekt.
- I designvisning specificerer du hvilke felter du vil bruge og indstiller indstillinger. Du designer visningen i formularer og rapporter.
- Dataarkvisningen viser indholdet af tabeller og resultaterne af forespørgsler.
- For formularer og rapporter vises dataene i formularen eller rapportvisningen.
Opret den første enkle Access-database
Begyndelsen på hver database er tabellen.
- Fra menuen Byg skal du navigere til knappen Tabeldesign.
- Indtast navnene på felterne i kolonnen "Feltnavn". Navngiv felterne, f.eks. Artikelnavn, artikelnummer osv.
- Derefter definerer du datatypen. I tilfælde af et artiklenavn er tekstfeltet et godt valg. Access giver dig et valg her.
- Hvis du skifter til dataarkvisningen, kan du indtaste testdata.
- Hvis du har oprettet flere tabeller, skal du nu definere forhold mellem tabellerne. For at gøre dette skal du vælge knappen "Forhold" i fanen "Databaseværktøjer".
- Med musen kan du tegne en linje mellem felterne.
- For at vise filtrerede data i en form eller rapport skal du vælge kommandoen "Query Design" under fanen "Opret". Tilføj en eller flere tabeller, hvorfra du vil bruge felter, ved at klikke på.
- Vælg de felter, du vil bruge, fra tabellerne. Træk enten et felt fra listen til en tom kolonne, eller dobbeltklik på en post på listen.
- Hvis du bruger flere tabeller, skal du sørge for, at du har defineret forholdet korrekt.
- Gem bordet.
- For at oprette en formular skal du gå til fanen "Opret" og vælge "Form Design".
- Klik derefter på "Tilføj eksisterende felter" i gruppen "Værktøjer". Vælg nu felterne fra tabeller eller forespørgslen, du lige har oprettet, og placer dem i udkastet.
- Du har nu oprettet din første enkle database i Access.
I det næste praktiske tip læser du, hvordan du udfører en krydstabelforespørgsel i Access.