Opret en feriebesked i Outlook - Sådan gør du
Angiv ferieopslag: I Microsoft Outlook kan du automatisk svare på indgående e-mails med en feriebesked, hvis du ikke er tilgængelig i lang tid. Vi viser dig to måder at konfigurere feriemeddelelser på.
1. Outlook: Hurtig til ferienotatet via "Automatiske svar"
Hvis du vil konfigurere en uafhængig note i Outlook uden særlige regler, kan dette gøres ganske hurtigt via "Automatiske svar". Følgende instruktioner fungerer med alle aktuelle Outlook-versioner.
- Start Outlook, og klik på fanen "File" øverst til venstre.
- Klik på knappen "Automatiske svar" under "Kontooplysninger".
- Her kan du vælge den periode, hvorfraværsmeddelelsen sendes. For at gøre dette skal du aktivere indstillingen "Send automatiske svar" og indstille start- og slutdatoer. Hvis du ikke indtaster noget her, sendes det automatiske svar straks og "for evigt".
- Hvis du bruger Outlook til forretning, giver det også mening at oprette en lidt afslappet fraværsrapport for dine kolleger ("Inde i min organisation") og en mere formel rapport til forretningskontakter ("Uden for min organisation").
- I teksten skal du angive slutdatoen for din ferie eller dit fravær. Det er også en god ide at udnævne en repræsentant til forretningsorlovsnotater, som din kontaktperson kan kontakte i presserende spørgsmål.
- Med "OK" bekræfter du feriemeddelelsen. Alle mails fra starttidspunktet vil nu blive besvaret med den tekst, du har indtastet.
Eksempeltekst til notater, der ikke er på kontoret
- Du kan formulere din meddelelse om fravær i henhold til skemaet på skærmbilledet.
- I vores billedgalleri finder du også andre skabeloner til ferienotater.
2. Definer Outlook feriemeddelelse som regel
Du kan også bruge en regel til at oprette notater fra kontoret. Dette er lidt mere kompliceret, men det giver dig også mulighed for at sende forskellige uden for kontoret e-mails til forskellige modtagere. Instruktionerne kan variere lidt afhængigt af Office-versionen.
- Efter start af Outlook skal du klikke på fanen "File". Her skal kategorien "Information" allerede vælges.
- Klik på "Administrer regler og underretninger" nedenfor. Et nyt vindue åbnes.
- Under fanen "E-mail-regler" er elementet "Ny regel". Vælg "Anvend regel på meddelelser, jeg modtager" her.
- I det følgende kan du vælge de sager, som afsendere (med visse ord, for eksempel) skal sende feriemeddelelsen til. Hvis du ønsker, at meddelelsen uden for kontoret skal sendes til alle afsendere af de modtagne e-mails, skal du vælge "Via konto-kontonavn" og vælge den ønskede e-mail-konto (i tilfælde af at du administrerer flere konti med Outlook).
- I det næste vindue skal du vælge, hvad der skal ske med den modtagne e-mail. For at besvare dem med en skabelon, skal du markere "besvare dem med en bestemt skabelon". For at vælge skabelonen (Word-fil) skal du klikke på den blå tekst ("af en bestemt skabelon"). Feriemeddelelsen er nu aktiv.
I dette praktiske tip kan du læse, hvordan du konfigurerer automatisk videresendelse af e-mail i Outlook.