E-mail-netikette: Sådan gør du det rigtigt
I personlige samtaler er misforståelser mindre almindelige end i elektronisk korrespondance. Med vores tip til e-mail-netikette kan du opnå respektfuld kommunikation på Internettet.
Netikette via e-mail: på denne måde får du et godt indtryk, når du henvender dig til personen
En for løs tone i e-mailen kan hurtigt nå modtageren som respektløs eller stødende.
- Især inden for erhvervskorrespondance er høflighed alt-og-end-alt. Giv modtageren en venlig adresse og afslutt med en dejlig hilsen. Det er ikke et problem, hvis du afviger lidt fra de nu temmelig støvede standarder "Kære ..." eller "Venlig hilsen".
- Hvis du allerede er bekendt med personen, skal du vælge den mere personlige hilsen "Hej Mr. / Hello Mrs.". Du skal undgå denne formular første gang du kontakter os. For at undgå den stive "Kære", skriv "God dag Mr. / Good day Mrs.".
- "Hjertelige hilsener", "Mange hilsner" eller "Bedste hilsener" er bestemt tilladt som en afsluttende hilsen.
- I erhvervslivet skal du undgå, hvad der ikke er et problem i privat e-mail-trafik. Forkortelserne MfG (Med venlig hilsen) eller LG (Hilsen) formidler til modtageren, at du ikke engang tager tid nok til at skrive ordene. Det er bedst at oprette en passende signatur til mails. Du kan derefter automatisk tilføje disse til hver mail.
Meningsfuldt emne for elektronisk post
Et emne skal straks lade læseren vide indholdet. Dette gælder for forretnings- og privat e-mail-afsendelse. Emnelinjen har flere vigtige funktioner:
- Mange modtagere scanner først indbakken for at filtrere de vigtige meddelelser fra oversvømmelsen af e-mails. Mails uden et emne ses næppe i en fuld indbakke og ignoreres ofte.
- Hvis der ikke er noget klart emne, bliver du normalt nødt til at vente længere på et svar. Derudover oprettes indtryk af spam, og mange mail-programmer filtrerer sådanne meddelelser direkte i spam-mappen.
- En anden fordel er, at gemte meddelelser kan findes hurtigere, hvis de har et emne.
E-mail-etikette: Ord med store og små bogstaver er tabu
Det er ikke kun af hensyn til læsbarheden, at du ikke skal skrive ord helt med store og små bogstaver.
- Skriv ord med store bogstaver, råb bogstaveligt talt mod modtageren. Det ser uhøfligt ud. Så gør det ikke.
- Det modsatte er imidlertid heller ikke tilrådeligt: hvis du skriver hele e-mailen med små bogstaver, er dette mindre læservenligt.
- Det kan også give modtageren et indtryk af, at du faktisk ikke har tid til ham. Dette vil reducere det gode indtryk med dine e-mails.
Brug CC-funktionen med omhu
CC-funktionen er nyttig til at sende en e-mail til flere personer på én gang. Alle modtagere kan se de adresser, du indtaster i CC-feltet. Dette gælder også for valget af "Svar alle".
- Sørg for, at du kun bruger dette felt, hvis folket er kendt af hinanden. Dette gælder for eksempel e-mails til kolleger eller som regel til venner.
- Hvis e-mail-adresser er synlige for alle andre modtagere, kan de bruges til at udlede forretnings- eller private kontakter. Dette kan føre til store problemer, hvis det for eksempel afslører leverandører eller kunder.
- I stedet for CC, bør du bedre bruge BCC-funktionen. BCC står for blind kopi. Dette holder modtageren anonym - kun du, afsenderen, kender personen.
Yderligere adfærdsregler for e-mail-kommunikation
Der er et par flere ting, du kan gøre for at hjælpe dig med at kommunikere via e-mail.
- Hold dine e-mails så korte som muligt. Få information til punktet hurtigt og kompakt.
- Vær opmærksom på stavemåde. En tekst fuld af fejl gør bestemt ikke et godt indtryk.
- E-mails kan løsnes med humørikoner ;-) eller :-(. Brug dem kun, hvis du kender modtageren godt. Med venner er det ikke et problem. Brug humørikoner med forretningskorrespondance. Du skal bruge forretningspartneren meget omhyggeligt kender bestemt godt.